Pretendere la garanzia della qualità dei dati che ci riguardano è la difficile sfida che ci attende ai tempi delle intelligenze artificiali e delle fake news.
Ma come si ottiene?
L’autenticità di database, archivi e registri è oggi il presupposto per tutelare le nostre democrazie e, quindi, la fede pubblica.
Per ottenere la qualità dei dati che ci riguardano occorre incrociare sistematicamente normative primarie e secondarie, dal Regolamento UE eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) al CAD (Codice dell’amministrazione digitale) sino alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, passando per il TUDA (Testo Unico per la Documentazione Amministrativa), il Regolamento UE GDPR (General Data Protection Regulation) e le varie normative sulla security (NIS2, in primis).
L’approccio non può che essere trasversale e interdisciplinare, trattando l’autenticità in modo diverso per database, archivi e registri, perché i documenti, le firme, i sigilli e i dati, pur se hanno tutti una comune natura di oggetti digitali, hanno un differente significato giuridico e, quindi, esigenze di trattamento distinte.
E occorre così fare i conti con i dettagli tecnici dell’immodificabilità, dell’integrità e dell’inalterabilità per preservare l’autenticità degli oggetti digitali che ci riguardano.
In modo generico e tendenziale possiamo riferire che l’immodificabilità tutela l’autenticità dei documenti negli archivi digitali, l’integrità preserva l’autenticità dei database e l’inalterabilità garantisce l’autenticità dei registri.
I database, infatti, sono intrinsecamente più “dinamici”, i registri richiedono una forte traccia storica, i documenti archiviati devono essere “congelati” per mantenere nel tempo il loro significato giuridico.
Sui documenti “statici” (PDF firmati, scansioni, ecc.) prevale il concetto di immodificabilità/staticità. Sui sistemi dinamici (database) si insiste di più sull’integrità (verifica accessi, controlli di hashing, log immutabili, estrazioni certificate). Sui registri (a partire dal protocollo) si deve pretendere una forte traccia storica non alterabile.
Ma questi concetti poi si incrociano nella pratica. Ad esempio, un documento nell’archivio va gestito come oggetto autentico garantito da una firma (elettronica o digitale che sia), ma contestualizzato da metadati che possono (e devono) mantenere nella fase corrente una loro dinamicità.
Sta ai Responsabili della gestione documentale e della conservazione confrontarsi interdisciplinarmente con i Responsabili della protezione dei dati e della security per ottenere un futuro certo e autentico a tutela delle nostre democrazie e quindi dei nostri diritti e libertà fondamentali.
