Conservazione a norma in Italia: serve la qualifica eIDAS?
Credo sia utile prima di tutto evidenziare un aspetto che, ancora oggi, genera non poca confusione a chi propone servizi fiduciari nel nostro Paese: attualmente non è necessario qualificarsi come fornitore di servizi fiduciari qualificati di eArchiving ai sensi del Regolamento eIDAS (come modificato dal Regolamento UE 2024/1183) per poter erogare in Italia un servizio di conservazione “a norma” di documenti e fascicoli informatici.
Secondo l’attuale quadro normativo nazionale, infatti, i servizi di conservazione dei documenti informatici devono rispettare le Linee guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) affinché il processo possa considerarsi conforme (cfr. artt. 43 e 44 Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
Solo per i sistemi di conservazione destinati alle Pubbliche Amministrazioni sono previsti ulteriori requisiti, definiti dal Regolamento AgID sui criteri di fornitura dei servizi di conservazione (per i quali è possibile anche iscriversi nel marketplace tenuto dalla stessa AgID).
Le criticità del sistema italiano e il nodo del capitale sociale
Appare quindi evidente che, secondo la normativa oggi vigente, i cosiddetti “conservatori”, ossia i fornitori di servizi di conservazione, non sono obbligati a ottenere la qualificazione prevista dal Regolamento eIDAS per poter operare, pur potendo certamente intraprendere tale percorso anche in Italia.
La sensazione è che permanga una certa sovrapposizione tra disciplina nazionale e disciplina europea.
Proprio per questo sarebbe auspicabile un aggiornamento del quadro normativo, in grado di favorire quella interoperabilità che l’Unione Europea persegue da anni nei diversi ambiti della trasformazione digitale.
In questo contesto, si attendono con interesse gli sviluppi derivanti dalla delega (contenuta nell’art. 11 della L. 167/2025) conferita al Governo per l’aggiornamento del CAD, con particolare riferimento alla disciplina dei servizi fiduciari e dei mezzi di identificazione elettronica.
Anche perché permangono grandi perplessità in merito al fatto che, come correttamente sostenuto dall’avv. Foglia, i soggetti stabiliti in Italia che intendono richiedere la qualifica come fornitori di servizi qualificati di archiviazione elettronica debbano avere un capitale sociale minimo di 5 milioni di euro e inoltrare apposita domanda all’AgID.
Tale specifico requisito non si trova riproposto in modo speculare negli ordinamenti di altri Stati UE, generando evidenti ostacoli alla piena circolazione dei servizi fiduciari qualificati all’interno dell’Unione.
Perché la qualificazione eArchiving è strategica
La qualificazione eArchiving non è soltanto una questione burocratica, ma rappresenta un tassello fondamentale per:
- la circolazione transfrontaliera dei documenti, fascicoli e archivi digitali;
- la fiducia nei dati;
- la futura interoperabilità tra EUDI Wallet, servizi fiduciari e archivi digitali;
- la conservazione della qualità probatoria e dell’affidabilità dei documenti nel tempo.
Vale la pena, inoltre, ricordare che, sul fronte delle firme elettroniche e dei sigilli elettronici, alcuni riferimenti regolamentari nazionali risalgono ancora a un impianto normativo antecedente all’entrata in vigore di eIDAS (contenuto nel DPCM 22 febbraio 2013).
Insomma, il percorso verso il pieno allineamento tra normativa nazionale e quadro europeo è ancora lungo.
E il rischio è che, mentre l’Europa accelera verso un ecosistema fondato sulla fiducia digitale, l’Italia continui a scontare ritardi normativi e tecnici che finiscono per ostacolare proprio quella interoperabilità che dovrebbe rappresentare il presupposto della trasformazione digitale.
