Una PEC, un documento informatico (con firma o senza firma), un qualsiasi oggetto informatico giuridicamente rilevante, che non sia stato conservato secondo le Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti può considerarsi valido?
Mi capita spesso di dover rispondere a questo quesito.
La normativa italiana nell’art. 3 comma 3 del CAD (contenuto nel D. Lgs. 82/2005) prevede che “i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle Linee guida”. In realtà, il CAD nel comma 3 dell’art. 20 prevede anche che le (più volte citate) “regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione dei documenti informatici, nonché quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica, sono stabilite con le Linee guida”.
In questo modo si sottolinea che per preservare l’autenticità dei bit occorre interessarsi giuridicamente (e contrattualmente in caso di outsourcing di questi servizi) di tutte le fasi di formazione, gestione, conservazione, mantenimento in conservazione, cessazione del servizio etc.
Una PEC ha senz’altro una sua validità giuridica che, però, se non è garantita in un sistema che ne preservi in modo affidabile leggibilità, integrità e immodificabilità nel tempo, rischia di sgretolarsi come prova digitale. E qualsiasi oggetto informatico che ci interessi (dalla semplice e-mail a un registro di log sino a un documento con firma digitale o grafometrica) deve essere garantito da un sistema di conservazione, altrimenti resta un documento poco affidabile nelle sue qualità (dal punto di vista di integrità, immodificabilità, validità dei certificati nel tempo).
Ultima cosa: a decidere sui documenti da versare, accettare e, quindi, conservare nel sistema è sempre e comunque il produttore, titolare e responsabile di quei documenti e non il conservatore, il quale fornisce il servizio (e non può pertanto per tecnicismi rifiutare di conservare qualcosa che gli sia stato affidato, salvo che – facendolo – non violi norme o commetta un illecito). Ovviamente il regolamento eIDAS non può che confermare in punto di diritto questi fondamentali principi.
Il cuore pulsante di tali rapporti resta il contratto ovviamente, ma i principi del diritto sono sempre quelli. E alla base restano la culpa in eligendo e la culpa in vigilando.
Lo scrivo perché c’è tanta confusione in giro e purtroppo vedo tanti archivi mantenuti male (analogici o digitali che siano).
